Compartir un archivo de Excel en la Web

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Al hacer un reporte o un análisis con Excel siempre tenemos que tomar en cuenta que otras personas van a ser los lectores de dicho archivo pero….Cómo puedo compartir el archivo de forma segura con mis compañeros?

Dentro de tu archivo puedes tener escenarios como:

  • Datos sensibles
  • Tamaño alto (en términos de espacio en Mb)
  • Versión de archivo incompatible con otras versiones de Excel
  • Entre otros…

Por lo que a la hora de comenzar a trabajar en el archivo se nos hace necesario planear la distribución del mismo de una manera rápida y eficaz.

Entre las soluciones para compartir un archivo de Excel tenemos

  1. Enviar el archivo de Excel mediante correo electrónico u otro medio – la mas obvia pero la que presenta mayor cantidad de problemas
  2. Compartir el formato en la Web como archivo html – exportarlo a dicho formato y exponerlo en una pagina web perdiendo algo de interactividad
  3. Utilizar Skydrive – servicio totalmente gratuito e inclusive se pueden editar archivos en la Web.
  4. Utilizar SharePoint – con Power Pivot para SharePoint habilitado
    1. Comprar una licencia Sharepoint Enterprise que cuesta ~$100K USD
    2. Utilizar Office 365
    3. Proveedores de servicios externos (como Portalfront – ver demo)

Vamos a revisar cada una de estas opciones pero antes de ellos tenemos que recordar algunas notas.

Si utilizamos Power Pivot y deseamos que los reportes sean interactivos, la única forma de que funcione el reporte en la Web es mediante un sitio de Sharepoint habilitado con Power Pivot.

Solución #1: Enviar el archivo *.xlsx a otras personas

Ya lo hemos venido haciendo desde hace mucho tiempo y ya conocemos lo tedioso que es esto. Muchas veces tenemos que plantearle instrucciones a las personas sobre la manera correcta de abrir y cargar el archivo…también tenemos que comentar sobre la apariencia de Excel y como puede traer confusión la cantidad de cintas, opciones y demás dentro de Excel.

Por el momento voy a omitir explicar más sobre el problema que ya muchos hemos tenido a la hora de compartir un archivo de Excel (inclusive mediante una unidad compartida o red).

Solución #2: Compartir el formato en la Web como archivo html

Es posible crear un reporte sencillo en formato de Tabla. Luego grabamos dicho archivo como una página web y la subimos a nuestro sitio Web.

Luego seguimos con el siguiente paso que no es tan complicado como podríamos pensar y es el de utilizar el servicio de

www.excelmashup.com

Podemos ver un ejemplo del mismo en la siguiente pagina de MrExcel www.mrexcel.com/excelbutton.html

Dentro de dicha página, veremos el siguiente icono al cual debemos de darle clic:

y nos aparecerá la siguiente ventana con la que podemos interactuar

Dicho servicio lo brinda Microsoft de manera gratuita y nos ayuda a interactuar con cualquier tipo de tabla html completamente en la web.

Solución #3: Utilizar Skydrive

Skydrive es algo que ya es muy conocido y es básicamente una versión ‘Lite’ de lo que puedes obtener de SharePoint con Office 365 (Plan de Sharepoint Online 1).

Con Skydrive puedes subir/colgar el archivo de una manera sencilla e intuitiva por carpetas e inclusive con algunos parámetros de seguridad como el de solo compartir el acceso a ciertas cuentas de correo electrónico y forzar una autenticación antes de poder ver el archivo de Excel en la Web. En palabras muy técnicas, Skydrive utiliza Excel Web Service (para solo ver el archivo) y Excel Web App (para poder leer e interactuar con el archivo) lo que lo hace una potencial herramienta colaborativa la cual a su vez es totalmente gratuita pues muchas personas también pueden trabajar en el mismo archivo a la vez.

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Lamentablemente no es realmente posible abrir archivos con un modelo de datos de Power Pivot y tampoco podemos tener hojas con Power View pues la parte que hace funcionar a Power View (el motor de SQL Server Reporting Services) no está habilitado para Skydrive.

(uno de los mensajes que puedes esperar al tratar de abrir un archivo con un modelo de Power Pivot)

Solución #4: Utilizar SharePoint – con Power Pivot para SharePoint habilitado

Una vez tenemos nuestro sitio de Sharepoint, tendremos la combinación de ciertos aspectos como:

image
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De Izq. a derecha: sitio de SharePoint con todas las credenciales de usuarios, Excel Web Service, SQL Server (Analysis Services y Reporting Services, la integración con Power Pivot, Creación de reportes de Power View en la Web

A. Comprar una licencia Sharepoint Enterprise

Dentro esta solución podemos optar por comprar nuestra propia licencia de SharePoint, configurar nuestro servidor y hacer todas las instalaciones y mantenimientos por nuestra cuenta. Todo esto puede salir en una versión total por encima de los $100K USD. Debido a esto, muchas empresas optan por servicios de alojamiento o hosting como los que vamos a detallar ahora

B. Utilizar Office 365 (y la oferta de Power BI)

Esta solución se merece su propia sección por lo que les recomiendo leer el siguiente articulo:

http://blog.poweredsolutions.co/2013/08/15/power-bi-app-para-windows-8rt/

Por el momento esta solución se encuentra en una fase de “Preview” o de prueba abierta en donde puedes registrarte de forma gratuita en la siguiente pagina web:

www.powerbi.com

para así obtener tu propio sitio de Power BI y probarlo por ti mismo.

No tenemos todavía información sobre el precio o sobre cuando va a salir al mercado oficialmente pero sí tenemos muy claro que Microsoft está apostando mucho por el concepto de auto servicio de BI.

Nota: existen algunas limitaciones en Power BI como el tamaño del archivo de Excel, del modelo de datos dentro del mismo y otro tipo de limitaciones que no encontrarás en el siguiente punto C.

C. Proveedores de servicios externos (como Portalfront – ver demo)

Hace ya 1 año había comenzado mi comparaciones entre los servicios de hosting de Power Pivot como Pivotstream, Portalfront y otros. Dichas comparaciones y benchmarking duraron casi 3 meses en donde sin duda alguna el mejor servicio fue brindado por Portalfront a nivel de eficiencia, velocidad y servicio al cliente.

Pensaríamos que el costo mensual por un Hosting de Power Pivot puede costar miles de dólares mensuales pero la realidad es otra. Obtienes todos (absolutamente todos!) los beneficios de un sitio de SharePoint Entreprise a un costo muy bajo y dentro de un data center con especificaciones muy altas y de renombre a nivel mundial.

Si buscas una solución de Power Pivot en la nube te recomiendo ponerte en contacto con mis amigos de Portalfront al correo:

sales@portalfront.com

en donde puedes obtener un sitio de SharePoint de prueba por 30 días (o inclusive mas si es necesario!)

Recuerda que no estas obteniendo solamente un sitio de SharePoint, sino también un equipo altamente calificado de profesionales experimentados en tecnologías de Microsoft, especialmente con SharePoint y SQL Server.

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