Como Un Analista Financiero Descubrió Power Pivot

Introducción por Miguel

Sin duda algo que me alegra es conocer otras personas que se han unido a la revolución de Power Pivot. No solo por necesidad, sino porque creen fielmente en la propuesta que tiene Microsoft con Power Pivot. Es una grata experiencia conocer a estas personas y mucho más cuando las mismas se encuentran en tu ciudad!

Es así como conocí a Oscar. Oscar es una persona que toda su vida ha trabajado en el área de Finanzas y, como todo analista financiero, utiliza Excel y saber escribir VLOOKUPS (BUSCARV) hasta con los ojos cerrados.

En esta ocasión nos brinda su experiencia persona sobre cómo conoció Power Pivot, cómo se unió a la revolución y por qué TÚ (lector) debes de unirte a la misma 🙂

Tu turno, Oscar!

Por Oscar Zapata | Correo | Sitio Web

Mi historia personal

Mi exploración sobre opciones  y alternativas para complementar lo que ahora se llama “Excel Clásico” (Excel 2010-2013 sin los Power BI Add-Ins) comenzó a finales del 2013. En ese momento estaba trabajando en una empresa de telecomunicaciones muy conocida, con el equipo de Finanzas.

Como nuestro sistema contable era anticuado, el área decidió trabajar todo en Excel. Realizábamos desde la elaboración y control mensual del presupuesto, hasta el análisis de proyectos y el reporte de desempeño financiero mensual y la administración por excepciones con esta herramienta.

Nuestro equipo de IT estaba sub-desarrollado, y no contábamos con una base de datos estándar fácil de acceder donde se manejaba los datos contables del año, ni un Data Warehouse donde se almacenaba los datos de años anteriores, ni hablar de OLAP o cubos.

Durante este trabajo, tuve mi primera experiencia con Big Data, y sus retos para manejarla con Excel tradicional. Las transacciones mensuales estaban por el orden de 50K, es decir, para analizar un año completo, trabajábamos con alrededor de 600K solo en data transaccional.

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Aun siendo un equipo 4 personas, el día a día usando “Excel Clásico” era un reto. Nuestro archivo de Excel para producir el Estado de Resultados (P&L) de la empresa era de unas 15 pestañas, y pesaba más de 50MB. Para el periodo de cierre, con archivos de Excel tan pesados y complejos, era común que nos quedáramos hasta las 8-10 p.m., A veces trabajando el archivo, y otras veces detectando qué errores en la carga de la data, las fórmulas, o los vlookups, se habían cometido durante el mes, para realizar un cierre exitoso.

 

Recuerdo que en esas noches constantemente pensaba:

“DEBE DE HABER UNA MEJOR MANERA DE HACER ESTO EN EXCEL!”

Luego, ya trabajado en una transnacional, mi experiencia no cambió tanto. Recuerdo sin tanta nostalgia almuerzos flash de 30 minutos o menos, para lograr salir ese día a una hora “decente”…

No es por nada que el termino Excel Hell y lo que significa tiene actualmente Cerca de 12.1 Millones de resultados en Google.

Pausa y Análisis de Opciones

Recuerdo que después de esa experiencia profesional decidí  parar por un momento para explorar un poco ese problema…Mi instinto me dijo que TENIA que haber una solución, y pase un par de meses explorando el internet…

Puedo decir con franqueza que revisé la mayoría de las opciones y ángulos. Pase a ver soluciones de DBMS (Database Management Systems) usando Bases de datos relaciones (como Access, MS SQL server y SAP) y le di un vistazo a  opciones usando OLAP y cubos (SQL Server Analysis Services (SSAS) y sistemas IBM.) Todas estas soluciones eran atractivas, pero tenían una cosa en común, resultaban caras (desde $20k hasta $250k o más,) y complejas de utilizar (especialmente comparándolas con el uso de Excel.)

Cuando estaba a punto  de resignarme a utilizar Access (respeto mucho este programa, solo que nunca me gustó mucho su interfaz,  y no estaba fascinado con la idea de aprender SQL…) cuando a través de SSAS descubrí a Power Pivot.

PORQUE POWER PIVOT ES EL MEJOR COMPAÑERO DE EXCEL PARA LAS AREAS DE CONTABILIDAD (Y FINANZAS, Y VENTAS, ETC.)

Una conclusión que deseo transmitirles a mis colegas contables y financieros, es que para manejar Big data, realmente requerimos una base de datos…El tomar atajos y manejar todo desde Excel nos soluciona por 2 semanas, pero se obtienen archivos tan pesados y complejos que todo el equipo pagamos por esa decisión día a día, durante todo el año.

Si como yo no les atrae Access y no pueden aún pagar un SQL server, definitivamente Power Pivot es la mejor solución a corto y largo plazo…

Mencionaré Porque Power Pivot es la mejor aliada de contabilidad y Finanzas si eres un Excel Pro

  • Nos permite hacer todo las cosas básicas que requerimos de las bases de datos desde Excel y trabajándolo en un entorno familiar
  • Comprime la data hasta 10x veces más que Excel clásico
  • Puede manejar Millones de registros
  • Es increíblemente rápido ya que funciona desde el RAM
  • El 90% del trabajo de query y todo el reportaje final se realiza mediante Tablas Dinámicas
  • Es altamente escalable: Power Pivot en ExcelàPasarlo a SharepointàEscalar el Modelo a SSAS tabular. Es decir, a medida que suban tus necesidades y complejidad de la data, puedes escalar tus modelos de una manera clara y sencilla

Si esta lista no le resulta atractiva a un Excel pro, no sé qué lo haría…a si se me olvidaba mencionar, la herramienta es gratuita!

Para conocer más sobre Power Pivot y sus primos, Power Query y Power View en español, les recomiendo que sigan leyendo artículos en Powered Solutions. Si desean aprender más de los retos de Finanzas, Contabilidad, Ventas, etc., usando Excel tradicional y tácticas a corto plazo para reducir su Excel Hell, le recomiendo que lean los artículos que he escrito sobre el tema  de Excel Hell

Larga vida a los Excel Pros…

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