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Configuración de Fuente de Datos y a Nivel de pasos en Power BI / Power Query: Los íconos de engranajes

Hace más de un año escribí una publicación de blog sobre este tema específico. Le recomiendo que lo lea (aquí) antes de leer este.

La razón por la que estoy escribiendo una especie de seguimiento de esto es porque recientemente tuve una conversación muy acalorada con un amigo muy cercano al que solo puedo llamar como experto en Power Query.

Fue una conversación bastante acalorada porque esta persona estaba en el «lado oscuro«, ya que no sabía lo que realmente puede hacer el botón de configuración de la fuente de datos y estaba usando «magia oscura» para hacer que las cosas funcionen.

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¡Esto fue bastante loco para mí! Utilizo este botón / función casi a diario y no puedo dejar de recomendarlo a las personas que usan Power BI / Power Query. ¿Por qué esta persona elige cualquier otro método sobre este?

Permíteme mostrarte POR QUÉ esto es tan importante y por qué necesitas comenzar a usar los íconos de engranajes con más frecuencia.

La situación con el cambio de rutas de carpeta para la experiencia de combinar archivos

Recientemente escribí una serie completa de 4 partes sobre cómo puedes combinar archivos y en varias de esas publicaciones expliqué cómo puedes usar la experiencia de Combinar archivos para anexar / consolidar / combinar los datos dentro de tus archivos en una sola tabla.

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Ahora, digamos que has creado una conexión a una carpeta ubicada en:

“D:\Sales”

pero ahora desea cambiar la ruta de la carpeta para que sea:

“D:\Sales\Americas”

por lo tanto, solo queremos combinar los datos de los archivos dentro de la subcarpeta «Americas».

¿Cómo se hace eso con Power BI / Power Query? En Power BI / Power Query, esto se clasifica como cambio de un origen de datos.

Lo que intentamos hacer es cambiar una Fuente de datos (una ruta de carpeta en este caso) que tiene un método de autenticación adjunto. Para una ruta de carpeta local, esta autenticación es completamente implícita, por lo que no obtendremos la ventana de «Autenticación», pero si nos conectásemos a una carpeta SharePoint / OneDrive, entonces obtendríamos esa ventana de autenticación.

Veamos las opciones que tenemos para cambiar esta fuente de datos.

Opción 1: utilizar el icono de engranaje del Source u Origen (el lado oscuro)

Cuando creas una consulta a una nueva fuente de datos, notarás que el primer paso se llamará «Origen» o «Source» y tendrá un ícono de engranaje justo al lado derecho.

Cuando haces clic en el ícono de engranaje, obtendrás la misma ventana que vistes cuando te conectastee a tu fuente de datos, que en nuestro caso será la ventana «Carpeta» para buscar una nueva ruta de carpeta:

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¿Cuál es el problema con este enfoque? ¡Buena pregunta! Parece un buen enfoque, hasta que te das cuenta de que tendrás que hacer esto para cada consulta que tenga la misma fuente de datos, lo cual es tedioso, requiere mucho tiempo y, a veces, olvidamos dónde se están definiendo todas nuestras fuentes de datos (a nivel de paso de la consulta).

Por ejemplo, con la experiencia de Combinar archivos, se hace referencia a la ruta de la carpeta en 2 lugares:

  1. La consulta original:
    image
  2. La consulta del archivo de muestra (Sample File):
    image

La situación aquí es que, en algunos casos, los pasos consecuentes de algunas de esas consultas también dependen de la «Fuente de datos», por lo que puede complicarse cuando deseas cambiar tu fuente de datos, ya que todos estos cambios deberán de hacerse manualmente.

Existen algunas soluciones para que esto funcione con una configuración de nivel de paso, pero se basan en lo que yo llamo un enfoque de MacGyver.

Opción 2: uso de la configuración del origen de datos (lado derecho)

Esta es la opción que normalmente recomiendo y aquí está la razón detrás del porqué.

Soy un tipo de persona bastante visual, y esa es la razón principal por la que ves tantos diagramas e ilustraciones que creado para este blog, así que tomemos un enfoque visual para esto.

Dentro de Power BI / Power Query, ve al menú «Ver» y selecciona «Dependencias de consulta» y obtendrás una ventana como la siguiente:

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  1. Ve al menú de «Ver»
  2. Haz clic en el botón Consultar Dependencias
  3. Comprueba la representación visual de todas tus consultas

Como puedse ver, obtienes una representación visual de todas tus consultas y solo hay 1 fuente de datos que se denota con un icono de carpeta (D:\Sales).

Oye! esto es como un registro maestro para esa fuente de datos específica, por lo que no necesitas ir a través de cada consulta que hace referencia a esa fuente de datos, sino que existe un botón diferente que lo controla todo. ¿Que botón? usted podría preguntar

Aquí está el proceso completo que debes seguir para cambiar tu origen de datos:

image

  1. Ir al menú de Inicio
  2. Seleccione el botón Configuración de fuente de datos
  3. Aparecerá una nueva ventana para la configuración del origen de datos.
  4. Selecciona tu fuente de datos de la lista. En mi caso fue la carpeta “D: \ Sales”
  5. Haga clic en el botón «Cambiar fuente …» en la parte inferior izquierda de la ventana
  6. Aparecerá una nueva ventana donde puedes cambiar tu origen de datos para TODAS sus consultas que utilicen dicha fuente de datos

¡y eso es todo! incluso si tuviera docenas de consultas que hagan referencia al mismo origen de datos, no tendría que pasar por todas y cada una de ellas para realizar los cambios con esta opción. Y lo mejor de todo es que esto aplica para cualquier fuente de datos – no es algo único para mi fuente de datos de una carpeta.

Conclusiones

Si bien ambos enfoques son válidos, cuando se trata de cambiar una fuente de datos, te recomiendo encarecidamente que utilices la opción # 2 con el botón Configuración de la fuente de datos.

Los otros iconos de engranajes, a nivel de paso de la consulta, tienen su propio lugar y eso es lo que principalmente hablo en mi artículo anterior sobre la configuración del Paso. Asegúrate de revisar dicho artículo aquí.

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9 Comentarios

Royer

Buenas Miguel. Muy interesante y útil Tips Gracias.

Luis Jimenez

Hola Miguel, excelente. Te felicito por tu trabajo.

Miguel Escobar

Gracias !

Geovani Barrera

Hola, realmente muy bueno tu post, muchas gracias por compartir tu conocimiento. Tengo una duda: ¿Qué pasa si yo he conectado mi tablero a un excel, pero he decidido opotimizar ese excel y eliminado algunas columnas? El power BI me da error porque no encuentra todas las columnas, hay alguna forma de editar eso? o debo iniciar de cero y cargarl el «nuevo» excel como una consulta nueva y hacer toda la magia que ya tenía en mi tablero?

Miguel Escobar

Hola! Depende de cómo has creado tu consulta de power query. Te recomiendo publicar tu escenario y código completo en nuestro foro:
https://foro.poweredsolutions.co/

Cristian Fontenla

Tengo una pregunta, si publico el informe en la version web de powerBi aparece el informe y tambien el Conjunto de datos en otro icono con el mismo nombre.

Resulta que utilizo el mismo «conjunto de datos» accediendo a ese icono y presionando en Crear nuevo informe.. Luego lo guardo con un nombre nuevo y asi me quedan 2 informes pero solo 1 Conjunto de datos.
El problema me surge al descargar el archivo PBIX del segundo informe para trabajarlo en Desktop.. si lo edito y lo guardo con el mismo nombre no hay problema al publicarlo. PERO aca biene el problema, si lo renombro me crea 2 archivos al publicarlo en la nube, uno del informe y otro de un NUEVO CONJUNTO DE DATOS CON EL NOMBRE CAMBIADO.
Asi que ahora tengo en la nube 2 vinculos al mismo conjunto de datos y 3 informes… ( espero ser claro hasta aca)
La pregunta es: como puedo modificar el tercer informe paraque utilice el conjunto de datos inicial en lugar de el recien creado (aunque los 2 apuntan al mismo Source), me es complicado tener que actualizarlos por separado, y aun peor si esto se multiplica por cada informe creado nuevo.

Muchas Gracias.

Miguel Escobar

Hola Cristian!
Creo que el tema que planteas es diferente al que toco en este artículo.
Al crear un conjunto de datos, la idea es que lo puedas reutilizar con el tema de «conectarse a un conjunto de datos de Power BI» desde el Power BI Desktop. Acá te paso un artículo que habla sobre ello: https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/connect-data/desktop-report-lifecycle-datasets

Creo que esto es lo que estás buscando, pero si no es así te recomiendo publicar tu consulta completa con imágenes en el foro oficial de Power BI:
https://community.powerbi.com/t5/Translated-Spanish-Desktop/bd-p/pbi_spanish_desktop

Saludos!

Ana

Hola, mi problema es que al cambiar la carpeta origen de datos descubro que en realidad hay 2 carpetas de origen, pero no sé para qué sirve una de ellas. Si las unifico y dejo solo una, hay un paso de la query que da este error:
«Error inesperado en la consulta ‘Archivo de ejemplo’. Expression. Error: La clave no coincidió con ninguna fila de la tabla.Detalles: Key=Record Table=Table» ,
y no veo como se usa esta segunda carpeta por ningun lado.

El paso en el que arroja el error es este:
= Table.ExpandTableColumn(#»Errores quitados1″, «Transformar archivo de Historic comandament», Table.ColumnNames(#»Transformar archivo de Historic comandament»(#»Archivo de ejemplo»)))

Como puedo saber donde se está usando para cambiarla?

Muchas gracias

Miguel Escobar

Hola Ana!
La vista de dependencias te podría ayudar para determinar dónde se utilizan tus fuentes de datos. Esta vista está dentro de la ventana de power Query Y se llama “view dependencies “.

De necesitar más apoyo, te recomiendo publicando tu consulta en el foro oficial de Power BI

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